Présentation

Mywork Easy est une application de gestion de libre-service.
Il existe plusieurs niveaux d’administration :

Les utilisateurs finaux peuvent avoir accès ou pas à plusieurs sites, il existe dès lors deux modèles différents, et donc 2 manières de fonctionner :

• Le modèle multi-sites

• Le modèle partenaire

Le modèle multi-sites : 

Dans ce modèle, les utilisateurs finaux ont accès à plusieurs sites. Ce modèle est idéal pour toutes les structures qui disposent de plusieurs établissements et dont les utilisateurs sont susceptibles de fréquenter plusieurs de ces établissements.

Par exemple, une chaîne d’hôtels, qui souhaite créer plusieurs sites et pouvoir faire bénéficier ses utilisateurs finaux de l’application sur ses différents sites. Un même utilisateur peut utiliser Mywork Easy, quel que soit l’hôtel de la chaîne où il se trouve.

Cette chaîne d’hôtels aura le niveau d’administration le plus haut (« super administrateur ») et pourra gérer tous les paramètres et options avancées.

Le modèle « partenaire »

Dans ce modèle, les utilisateurs finaux n’ont accès qu’à un seul site.

Par exemple, une concession Xerox, qui souhaiterait pouvoir faire bénéficier à des « petits clients » qui n’ont que quelques machines l’application Mywork Easy. 

La concession crée alors un « site » par client. Dans ce cas, un utilisateur final du client 1 ne pourra pas utiliser Mywork Easy chez le client 2 et inversément.

Dans cette exemple, ce n’est pas le client final qui détient le niveau d’administration le plus haut, mais le partenaire, la concession dans ce cas-ci.

Chaque site, ici dans cet exemple, chaque client de la concession, aura un « manager de site », qui pourra lui créer et gérer des utilisateurs finaux.

Explication de l’application XEROX

Lorsque l’application se lance vous arrivez directement sur la page d’authentification.

Sur cette page vous allez pouvoir :

- Télécharger les applications mobiles Mywork Easy (Apple Store ou Google Play)  si vous utilisez Mywork Easy pour la première fois (*)

- Visualiser la communication (partie droite sur l’image ci-dessus, gérée par l’administrateur du site et par le super administrateur, pouvant donc être modifiée)

- Vous authentifier en scannant le QRcode avec l’application Mywork Easy

(*) Pour ce faire, vous devez au préalable avoir installé une application qui permet de scanner un QRcode

Menu principal

Via ce menu, vous allez pouvoir numériser, copier et imprimer des documents.

En haut à droite, vous pouvez à tout moment visualiser vos crédits.

Sur les imprimantes qui comportent un clavier, vous pouvez utiliser le bouton vert pour lancer vos travaux.

- Dans l’onglet « Numérisation », vous allez pouvoir choisir les options de numérisation ainsi que le format de sortie (PDF, DOCX, PPTX,..)

- Dans l’onglet « Copie », vous allez pouvoir choisir vos options et la quantité de copies souhaitées.

- Dans l’onglet « Impression », vous allez sélectionner le fichier à imprimer

Uniquement les fichiers que vous aurez au préalable copiés sur le cloud Mywork Easy ou que vous aurez scanné via Mywork Easy

- Ensuite vous pouvez choisir vos options ainsi que le nombre d’impression

En cliquant sur « Info », vous aurez accès à un rapport détaillé de l’activité et du décompte des crédits. Vous aurez également accès (pendant une période limitée) à vos fichiers.

Explication de l’application mobile

Sur la page d’accueil de l’application mobile Mywork Easy, il vous sera d’abord demandé de sélectionner le « client » ; pour les comptes de démo-test, il faut sélectionner « NFR » , c’est d’ailleurs l’instance qui est proposée par défaut.

Ensuite, vous devez indiquer votre Login et votre mot de passe (communiqués par l’équipe Mywork lors de votre demande). Vous avez également la possibilité de vous authentifier via Google ou Facebook, si bien sûr vous utilisez les mêmes identifiants.

Pour des raisons de sécurité, une fois connecté sur l’application mobile, vous devez également vous authentifier sur l’imprimante. Cliquez sur « SCAN PRINTER » et scanner le QR code de l’imprimante  Vous pouvez maintenant utiliser toutes les fonctionnalités de l’application. 

Vous pouvez visualiser vos crédits ainsi que vos derniers fichiers.

Via le Menu, vous pouvez : 

- Allez sur la page principale

- Afficher vos fichiers

- Afficher le détail de votre activité ainsi que le décompte des crédits associés

- Envoyer des fichiers depuis votre smartphone vers EASY

- Modifier vos paramètres

Explication du backend

Accès au Backend

URL : https://easy.myworkplatform.biz

Par défaut l'instance DEMO est : NFR

Vue « Super administrateur »

Administration de site

Vous pouvez ajouter / modifier / supprimer un site

Gestion de l’image

Vous pouvez gérer la communication digitale sur les mobiles

Gestion des imprimantes

Vous allez pouvoir gérer votre parc d’imprimantes grâce à l’application Mywrok DCS (Digital Communication & Support)

Paramètres de langues

Vous pouvez gérer/modifier les différentes langues

Paramètres

En tant que « super user » vous pouvez définir les paramètres suivants :

• Durée de session : indiquer le temps d’inactivité d’une session pour une déconnection automatique

• Partage des utilisateurs : option importante qui permet de définir si les utilisateurs peuvent accéder aux autres sites.

• Taille limite des fichiers : taille des fichiers autorisé à être copié dans easy

• Durée de vie des fichiers : pour respecter les règles GDPR, vous pouvez personnaliser la durée de vie de vos fichiers.

Vue « Site manager »

Gestions des utilisateurs

Vous allez pouvoir ajouter / modifier / supprimer les utilisateurs de votre site ainsi que de visualiser le nombre de crédits par utilisateur

Gestion des crédits

Sur cette page, vous allez pouvoir définir le nombre de crédits par action. Par exemple , définir une consommation de 1 crédit pour une copie Noir/blanc - et 2 crédits pour une copie couleur

Gestion de l’image

Sur cette vue, vous allez pouvoir gérer la communication digitale de votre site

Vue « utilisateur »

Rapports d’activités

Dans cette vue, vous allez pouvoir visualiser votre activité et votre consommation.

Mes dossiers

Dans cette vue, vous allez pouvoir :

• Visualiser vos fichiers

• convertir vos fichiers en Word, excell, powerpoint ou PDF consultable

• Supprimer vos fichiers

Explication de l’application Windows

Authentification de l’application

- Vous  pouvez définir la langue de l’application

Comme pour l’application mobile, il vous sera d’abord demandé de sélectionner le « client » ; pour les comptes de démo-test, il faut sélectionner « NFR » , c’est d’ailleurs l’instance qui est proposée par défaut.

Une fois authentifié, vous pouvez utiliser Mywork Easy et envoyer votre fichier depuis votre ordinateur directement vers l’application Mywork Easy.